Parte 1 · Informativa sul trattamento dei dati personali

(ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679, GDPR)

1. Chi è il titolare del trattamento

Il titolare è Hubrains, associazione no profit, con sede in piazza della Repubblica 19, 20135 Milano. Per ogni richiesta sui tuoi dati scrivi a glv@hubrains.org.

Le finalità e le domande del questionario sono definite da Hubrains. L’organizzazione a cui appartieni, che ha invitato le persone a partecipare, non decide le finalità né le domande: riceve soltanto risultati aggregati e non vede mai le risposte di una singola persona. Non esiste una contitolarità.

2. Quali dati raccogliamo

• Le risposte alle domande del questionario, su una scala da 1 a 7.
• Una domanda aperta, facoltativa, a cui puoi rispondere in una frase.
• Due informazioni di contesto, in fasce ampie: la tua fascia di età (18–29, 30–44, 45–59, 60 e oltre) e da quanto tempo lavori nell’organizzazione (meno di 2 anni, 2–5, 5–10, oltre 10).
• La data della compilazione (senza l’ora) e il codice dell’organizzazione che compare nel link.
• Un codice personale a 6 caratteri, facoltativo e scelto da te, solo se vuoi poter partecipare a una seconda rilevazione dopo circa 6 mesi.

Non chiediamo il tuo nome, il tuo indirizzo email, la tua età precisa, il tuo ruolo né altri dati di contesto. Lo strumento non registra l’account Google con cui apri il link. Non chiediamo informazioni su salute, religione, orientamento personale, voto, partiti, opinioni politiche o appartenenza sindacale. Possono rispondere soltanto persone maggiorenni.

3. Perché li trattiamo e su quale base

La base è il tuo consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR). Il consenso è richiesto separatamente, con caselle non preselezionate, per tre finalità distinte:

• partecipare al questionario e consentire la restituzione di risultati aggregati all’organizzazione (necessario per partecipare);
• utilizzare i risultati aggregati per la ricerca sulla Human Belonging Theory™ (facoltativo);
• utilizzare i risultati aggregati in articoli, presentazioni o casi studio (facoltativo).

Il codice personale, se lo scegli, serve esclusivamente a collegare le tue risposte a una seconda rilevazione; l’uso del codice è una scelta separata e facoltativa.

4. La partecipazione è libera e non ha conseguenze

Partecipare è volontario. Non partecipare, non rispondere a una domanda o ritirare il consenso non ha alcuna conseguenza. L’organizzazione non sa chi ha partecipato e chi no, non può collegare le risposte alle persone e si è impegnata a non usare i risultati per valutare singoli dipendenti né per decisioni sul personale. Nessuno ti chiederà se hai risposto e non sono previsti solleciti individuali.

5. Anonimo, pseudonimo, aggregato

• Se non usi il codice, non è previsto alcun elemento che ti identifichi: la tua risposta non è collegabile a te.
• Se usi il codice, le tue risposte non sono anonime in senso stretto ma pseudonime: servono a collegare le due rilevazioni. Il codice non viene mai comunicato all’organizzazione e non è conservato insieme a dati che ti identificano.
• I risultati restituiti all’organizzazione sono aggregati e prodotti solo quando i partecipanti sono almeno 30 (e almeno 10 per ogni fascia di età o di anzianità); le fasce non sono mai incrociate tra loro. La regola è descritta nella nota metodologica.

6. La domanda aperta

La domanda aperta è facoltativa. Non inserire nomi, riferimenti a colleghi o a superiori, informazioni sanitarie, religiose, politiche, sindacali, sull’orientamento sessuale o altri elementi che possano rendere riconoscibile una persona. Se tali informazioni vengono comunque inserite, saranno escluse dall’analisi o cancellate e non saranno trasmesse all’organizzazione. Le risposte aperte non vengono restituite né citate testualmente all’organizzazione.

7. Chi vede i dati e dove sono

• I dati grezzi sono accessibili solo a Hubrains (al presidente e, se necessario, a un collaboratore vincolato a riservatezza). L’accesso avviene da un account Google protetto e riservato a Hubrains.
• Lo strumento di raccolta è realizzato da Hubrains con Google Apps Script e le risposte sono salvate in un foglio Google Fogli. Google fornisce l’infrastruttura tecnica e si applicano i termini di Google per gli account utilizzati da Hubrains.
• Google dichiara di applicare ai trasferimenti dall’Unione europea il Data Privacy Framework UE-USA (per Google LLC) e, dove necessario, le clausole contrattuali standard; le informazioni sono pubblicate da Google su policies.google.com/privacy/frameworks. I dati possono quindi essere trattati anche fuori dall’Unione europea con queste garanzie.
• Non cediamo i dati a nessun altro soggetto.

8. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Se la rilevazione resta unica: i dati grezzi, comprese le copie esportate e di lavoro e il codice personale, sono cancellati entro 3 mesi dalla consegna della relazione, cioè dalla data di invio all’organizzazione della relazione finale.
• Se l’organizzazione sceglie la seconda rilevazione: sono cancellati entro 1 mese dalla chiusura di questa, cioè dall’ultimo giorno di compilazione comunicato da Hubrains.
• Le copie di sicurezza presso Google sono sovrascritte o cancellate secondo i tempi tecnici del fornitore.
• Restano soltanto i risultati aggregati, quando non consentono di identificare le persone.

9. I tuoi diritti

Puoi chiedere l’accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione e la limitazione del trattamento, e puoi revocare il consenso in qualsiasi momento con la stessa facilità con cui lo hai dato, scrivendo a glv@hubrains.org. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento già svolto e comporta la cancellazione dei dati ancora identificabili. Il diritto alla portabilità è previsto dal GDPR ma, trattandosi di risposte a un questionario, difficilmente è applicabile. Puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it). Non è previsto alcun processo decisionale automatizzato.

Come ritrovare le tue risposte: poiché non raccogliamo il tuo nome, possiamo individuare le tue risposte solo se ci indichi il codice personale che hai scelto. Senza codice non siamo in grado di identificarle, e quindi di modificarle o cancellarle. Dopo l’aggregazione i dati non sono più riferibili a te.